COMODATO
I privati possessori di archivi privati dichiarati e di "particolare pregio" possono dare in comodato i loro fondi archivistici agli Archivi di Stato al fine di garantire la fruizione dei beni da parte della collettività (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 44, commi 1-4). La richiesta del privato, da inoltrare alla Soprintendenza archivistica, verrà poi presentata, corredata dal parere del Direttore dell'Archivio di Stato, come "proposta di acquisizione in comodato" alla Commissione regionale per il patrimonio culturale - CoRePaCu cui spetta esprimere l'assenso del Ministero ai sensi del d.p.c.m. 2 dic. 2019, n. 169, art. 47, comma 2, lettera i).
Per quanto concerne il comodato di un archivio vigilato presso un altro soggetto pubblico, es. presso un Comune, la Soprintendenza ha il compito di autorizzare lo spostamento della documentazione e acquisirà durante la procedura autorizzativa, tra gli altri documenti, anche l'eventuale convenzione di comodato tra le parti.
DEPOSITO
La Soprintendenza istruisce inoltre il procedimento di deposito presso gli Archivi di Stato di archivi di enti pubblici. L’autorizzazione per il deposito viene rilasciata dal Ministero tramite la Commissione regionale per il patrimonio culturale (d.p.c.m. 2 dic. 2019, n. 169, art. 47, comma 2, lettera i), mentre il rapporto è in genere regolato mediante una convenzione tra l'Archivio di Stato e l’ente depositante.
CUSTODIA COATTIVA
Al fine di garantire la sicurezza e di assicurare la conservazione dei beni culturali archivistici, la Soprintendenza ha facoltà di far trasportare e temporaneamente custodire detti beni in pubblici istituti, ai sensi dell’art. 43 del Codice.
DONO
I privati possessori di archivi privati, dichiarati o meno di interesse culturale, hanno inoltre la facoltà di donare agli Archivi di Stato i fondi archivistici di loro proprietà. Il proponente la donazione manifesta la propria volontà di donare al Direttore dell'Archivio di Stato dichiarando il valore economico del patrimonio archivistico oggetto del dono e allegandone un elenco di consistenza. Tale richiesta verrà valutata in primis dal Direttore dell'Archivio di Stato che esprimerà la sua disponibilità ad accettare il dono, anche in relazione agli spazi disponibili, e in secondo luogo dal Soprintendente Archivistico cui competerà il completamento dell'istruttoria al fine dell'ottenimento dell'autorizzazione da parte della Direzione Generale Archivi - servizio II. A seguito dell'autorizzazione la donazione verrà perfezionato con atto pubblico tra le parti stipulato gratuitamente dall'ufficiale rogante presente presso l'Istituto.
Per le donazioni di archivi o documenti di modico valore, la donazione, autorizzata dalla detta Direzione Generale, potrà essere accettata con atto formale del Direttore dell'Archivio senza la stipula dell'atto pubblico di donazione.
Termine del procedimento: 90 giorni; responsabile del procedimento: dott. Luca Caburlotto.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: novembre 2020
