Lo scarto d’archivio è l'operazione mediante la quale si provvede all’eliminazione dei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridico-amministrativa e che, nello stesso tempo, si ritengono privi di interesse quali fonti per la ricostruzione storica. La periodica eliminazione di tali documenti è funzionale a un' ordinata gestione dell'archivio e permette di garantire la conservazione ottimale di quanto verrà conservato illimitatamente.
Lo scarto costituisce un momento di selezione di notevole rilevanza culturale, ovvero la definizione di quelle fonti documentarie che la nostra epoca ritiene di tramandare alle generazioni future per consentire una migliore conoscenza di sé.
Per una pratica ordinata dello scarto, ogni soggetto di natura pubblica si deve dotare di uno strumento operativo denominato "Piano di conservazione" o anche "Massimario di selezione e scarto", come disposto dall'art. 68 del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa". Il Piano di conservazione, redatto in stretta relazione con il Titolario di classificazione, riporta, accanto alle singole tipologie documentarie prodotte da ciascun ente nel corso della propria attività, i relativi tempi di conservazione.
La funzione dello strumento è di stabilire dei criteri il più possibile condivisi da applicare durante la fase di individuazione dei documenti da eliminare, evitando così il rischio di scelte incoerenti e arbitrarie.
Nella sezione Strumenti per... sono disponibili i Piani di conservazione elaborati per alcune tipologie di archivi pubblici; altri strumenti utili sono reperibili sul sito della Direzione Generale per gli Archivi e in rete.
La valutazione della documentazione da scartare è un'operazione dagli effetti irreversibili, deve pertanto essere ispirata a criteri di massima prudenza pur tenendo conto che "conservare tutto" è una scelta inadeguata e non rappresenta una soluzione praticabile, sia in ambito analogico che in ambito digitale. Per una migliore pianificazione delle operazioni di scarto, tutti gli Enti pubblici dovrebbero diffondere la conoscenza dei Piani di conservazione all'interno degli Uffici.
Termine del procedimento: 60 giorni; responsabile del procedimento: dott. Paolo Santoboni.
Materiali didattici
Per un approfondimento sul tema dello scarto archivistico negli archivi scolastici si rimanda, in questo sito, alla pagina appositamente dedicata nella sezione Didattica.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: giugno 2024
