Gli archivi delle aziende ospedaliere e sanitarie sono beni culturali di notevole complessità, in cui è presente documentazione di natura assai diversa, risultato di attività fortemente differenziate.
L’ingente produzione documentaria di tali enti e la difficoltà, per essi, di avvalersi di un'unica struttura di conservazione, rende particolarmente delicato il tema dell'organizzazione degli archivi di deposito e quello della selezione della documentazione archivistica ai fini della conservazione permanente; gli archivi storici, invece, che nel caso delle aziende ospedaliere risalgono ad antiche istituzioni assistenziali e di beneficenza, hanno trovato più facilmente sistemazione presso le strutture degli enti titolari, negli Archivi di Stato o negli archivi dei Comuni.
Normativa
• Gestione dei documenti radiologici: d.m. Sanità 14 feb. 1997.
Determinazione delle modalità mediante cui i documenti radiologici e di medicina nucleare e i resoconti esistenti vengono resi tempestivamente disponibili per successive esigenze mediche.
• Gestione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti: d.m. Sanità 3 ago. 2001, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 204 del 3 set. 2001.
Approvazione del registro di carico e scarico delle sostanze stupefacenti e psicotrope per le unità operative.
• Gestione del fascicolo permanente della sperimentazione: d.lgs. 6 nov. 2007, n. 200.
Attuazione della direttiva 2005/28/CE recante principi e linee guida dettagliati per una buona pratica clinica nel trattamento di medicinali in fase di sperimentazione ad uso umano, nonché requisiti per l'autorizzazione alla fabbricazione o importazione di tali medicinali (artt. 17-21).
• Regolamento in materia di fascicolo sanitario elettronico: d.p.c.m. 29 set. 2015, n. 178, pubblicato in Gazzetta ufficiale n. 263 dell'11 nov. 2015.
Regolamento per la creazione, gestione, conservazione e accesso al fascicolo sanitario elettronico (FSE), quale insieme di dati e documenti digitali del paziente di tipo sanitario e socio-sanitario, generati da eventi clinici presenti e trascorsi. Lo scopo principale del FSE è di agevolare l'assistenza, facilitare l'integrazione delle diverse competenze professionali e fornire una base informativa consistente per migliorare tutte le attività assistenziali e di cura.
Strumenti per la gestione documentale
• La Direzione generale per gli archivi ha attivato un progetto denominato "Schola salernitana" per la redazione di strumenti gestionali per gli archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere: un regolamento, un titolario, un piano di conservazione (massimario).
• Per indicazioni utili sullo scarto dei documenti prodotti in ambito sanitario, che tengono conto della normativa sulla documentazione amministrativa, sulla protezione dei dati personali e sulla gestione dei rifiuti sanitari, si veda il documento Selezione e scarto di documenti nelle aziende sanitarie (file pdf - 334 KB), redatto a cura del Gruppo di lavoro sui rifiuti sanitari, a cui hanno preso parte la Soprintendenza archivistica per l’Emilia Romagna e il locale Servizio sanitario regionale: nel documento viene prevista la nomina, presso ciascuna Azienda sanitaria, di un referente unico per la procedura di scarto, responsabile di quel procedimento amministrativo e interlocutore unico fra l’Azienda sanitaria e la Soprintendenza archivistica in merito a tutte le problematiche a ciò relative.
• Nel 2013 sono stati approvati dalla Regione Lombardia il nuovo Piano di classificazione e il Massimario di scarto per la documentazione prodotta nell’ambito del servizio sanitario regionale (Deliberazione X/325 del 27 giu. 2013). Questi strumenti, elaborati dalla Regione con il supporto della Soprintendenza archivistica per la Lombardia, costituiscono un aggiornato momento di riflessione sul trattamento della documentazione sanitaria e ospedaliera, oltre che amministrativa.
• Con riguardo ad alcune tipologie speciali di materiali, nel 2015 il Ministero della Salute ha rilasciato le Linee Guida - Tracciabilità, Raccolta, Trasporto, Conservazione e Archiviazione di cellule e tessuti per indagini diagnostiche di anatomia patologica, per dare precise indicazioni sulla corretta gestione dei campioni biologici per le analisi.
Risorse in rete
• Nel marzo 2009 l'Autorità garante per la protezione dei dati personali ha avviato una consultazione pubblica in merito a un documento che tratta dell'applicazione degli strumenti informatici alla produzione e alla gestione di dati sanitari, con riferimento anche ad aspetti della gestione documentale quali, ad esempio, l'informatizzazione della cartella clinica.
Ricevute le osservazioni, nel luglio 2009 sono state rilasciate le prime Linee guida in tema di Fascicolo sanitario elettronico (FSE) e di dossier sanitario, poi aggiornate in sede di Conferenza permanente tra lo Stato, le Regioni e le Province autonome di Trento e di Bolzano nella seduta del 10 feb. 2011. Le nuove Linee guida nazionali sul FSE sono state pubblicate sulla Gazzetta ufficiale, Supplemento ordinario n. 50 del 2 mar. 2011.
• Una procedura simile è stata attuata dalla medesima Autorità per la redazione delle Linee guida in tema di referti on line.
• Nel 2009 la Conferenza unificata Stato Regioni ha approvato un accordo in materia di prestazioni sanitarie erogate in regime penitenziario (si veda il documento: Dati sanitari, flussi informativi e cartella clinica anche informatizzata), avente il duplice obiettivo di creare un sistema informativo nazionale e regionale sulla sanità penitenziaria e di informatizzare la cartella clinica anche in ambito carcerario.
Bibliografia
O. Bucci (a cura di), La cartella clinica: profili strumentali, gestionali, giuridici ed archivistici, Rimini, Maggioli Editore, 1999.
A. Masi (a cura di), Carte da legare. Dai luoghi della follia, Città di Castello, Edimond, 2000.
Medicina e ospedali memoria e futuro: aspetti e problemi degli archivi sanitari, Atti del convegno, Napoli, 20-21 dicembre 1996, Roma, Ministero per i beni e le attività culturali, Direzione generale per gli archivi, 2001.
M. Sessa (a cura di), Schola salernitana, Atti delle giornate di incontro, studi e formazione sugli archivi delle Aziende sanitarie e ospedaliere italiane, Salerno, 16-17 dicembre 1999, Napoli, Luciano Editore, 2001.
Le carte di Ippocrate. Gli archivi per la sanità nel Friuli Venezia Giulia, Atti del convegno ANAI, Sezione Friuli Venezia Giulia, Trieste-Udine, 25-26 marzo 2003, Trieste, s. e., 2005.
Primo rapporto sugli archivi degli ex ospedali psichiatrici, a cura del Gruppo di coordinamento del progetto nazionale “Carte da legare”, Salerno, Editrice Gaia, 2010.
Gli archivi della sanità, Torino, Hapax, 2010.
Collegamenti utili
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: novembre 2020
