L'apertura degli archivi alla consultazione da parte degli studiosi, portato della cultura illuministica, costituisce uno spartiacque nella storia della conservazione documentaria. All'idea di archivio inteso come tesoro, gelosamente custodito ad uso esclusivo del principe, subentrò allora la concezione dell'archivio come laboratorio per la conoscenza scientifica degli eventi passati.
Più di recente, alla libertà di consultazione degli archivi si sono attribuite valenze ulteriori: garantire al cittadino l'esercizio di propri diritti; conferire trasparenza all'azione amministrativa che si esplica attraverso la produzione dei documenti.
Consultazione per motivi di studio
La disciplina vigente sulla consultabilità dei documenti d'archivio a fini di studio comporta alcune limitazioni, che tengono conto dell'età del documento e della natura delle informazioni contenute nello stesso. Si tratta di cautele che sorgono dalla necessità di contemperare il principio della libertà di ricerca con le esigenze di tutela della riservatezza personale.
In linea generale la legge stabilisce che sono consultabili liberamente, anche senza riguardo al carattere scientifico della ricerca, i documenti custoditi negli archivi storici delle istituzioni pubbliche (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, art. 122, comma 1). La stessa norma fissa delle eccezioni a tale principio, in rapporto a determinate categorie di documenti:
• i documenti relativi alla politica estera o interna dello Stato, per i quali sia stata emessa la declaratoria di riservatezza dal Ministero dell'interno, che diventano consultabili trascorsi 50 anni dalla loro data;
• i documenti contenenti dati sensibili e dati giudiziari di carattere penale, che diventano consultabili trascorsi 40 anni dalla loro data; per "dati sensibili" si intendono i dati personali idonei a rivelare l'origine etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico, sindacale;
• i documenti contenenti dati personali riguardanti la salute, la vita sessuale o situazioni riservate di natura familiare, che diventano consultabili trascorsi 70 anni dalla loro data.
Sono soggetti al medesimo regime di libera consultabilità, con eccezione per i documenti appena indicati, gli archivi privati conservati, a qualsiasi titolo, presso archivi storici di istituzioni pubbliche. I soggetti privati che depositano, donano o vendono propri archivi all'istituzione hanno la facoltà di fissare condizioni più strette per la loro consultazione, escludendone in tutto o in parte i documenti risalenti agli ultimi 70 anni (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 122, comma 3). L’art. 127 della stessa legge fissa norme sulla consultazione degli archivi privati detenuti dal proprietario.
Il Ministero dell'interno è competente ad accertare l'esistenza e la natura dei documenti non liberamente consultabili custoditi negli archivi pubblici, con l'emanazione di una "declaratoria di riservatezza" (art. 125). Lo stesso Ministero può autorizzare la consultazione di questi documenti, di volta in volta ed esclusivamente per motivi di studio, su richiesta motivata dell'interessato, inoltrata attraverso la Prefettura, e previo parere del Soprintendente archivistico; ciò vale anche per i documenti di carattere riservato che siano presenti negli archivi privati utilizzati per scopi storici. Per l'esercizio di tale competenza è costituita presso il Ministero dell'interno la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati (art. 123).
Per gli archivi correnti e di deposito delle istituzioni pubbliche è lo stesso ente titolare a disciplinare la consultazione (art. 124).
In materia di consultazione per motivi di studio è necessario che i ricercatori, e così gli archivisti, si uniformino anche ai principi espressi nel "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici" (allegato al d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196).
Diritto di accesso alla documentazione amministrativa
Appartengono a un ordine diverso le norme sulla consultazione dei documenti d'archivio richiesti dai cittadini per motivi legali o amministrativi.
Il diritto di accesso alla documentazione, che ha per oggetto atti generalmente conservati negli archivi correnti e di deposito delle amministrazioni pubbliche, spetta ad ogni cittadino che, attraverso la visione o la copia dei documenti, intenda tutelare un proprio interesse giuridicamente rilevante. Si tratta di un moderno principio di civiltà, col quale si è inteso affermare e promuovere la pubblicità e la trasparenza dell'azione amministrativa, in contrasto con quella sorta di impenetrabilità tradizionalmente attribuita all'apparato burocratico.
Il diritto di accesso alla documentazione amministrativa è previsto dalla l. 7 agosto 1990, n. 241, con le sue successive integrazioni e modificazioni, ed è stato regolamentato dal d.p.r. 12 aprile 2006, n. 184.
Il d. lgs. 14 mar. 2013, n. 33 ha riordinato la disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, mentre con il d. lgs. 25 mag. 2016, n. 97, in vigore dal 23 giu. 2016, è stata introdotta una nuova forma di accesso a dati, informazioni e documenti pubblici (cd. "accesso civico"), che porta l’Italia ad avvicinarsi alla normativa estera, in particolare alle norme per l'accesso alla documentazione amministrativa definite nel mondo anglosassone Freedom of Information Act (FOIA).
Al fine di favorire "il controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali, sull'utilizzo delle risorse pubbliche e promuovere la partecipazione al dibattito pubblico", "chiunque ha diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del [d. lgs. 33/2013]". "L'esercizio del diritto [...] non è sottoposto ad alcuna limitazione quanto alla legittimazione soggettiva del richiedente. L'istanza di accesso civico identifica i dati, le informazioni o i documenti richiesti e non richiede motivazione" (art. 6, c. 3).
L'accesso civico è rifiutato se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela degli interessi pubblici preminenti dello Stato (sicurezza e ordine pubblici; sicurezza nazionale; relazioni internazionali; politica economica e finanziaria dello Stato; conduzione di indagini sui reati e loro perseguimento; regolare svolgimento di attività ispettive). L'accesso è altresì rifiutato se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela di alcuni interessi privati (protezione dei dati personali; libertà e segretezza della corrispondenza; interessi economici e commerciali di una persona fisica o giuridica).
L'istanza può essere trasmessa, anche per via telematica, alternativamente ad uno dei seguenti uffici o referenti: all’ufficio che detiene i dati, le informazioni o i documenti; all’Ufficio relazioni con il pubblico (URP); ad altro ufficio indicato dalla PA nella sezione "Amministrazione trasparente" del proprio sito istituzionale; al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, ove l'istanza abbia a oggetto dati, informazioni o documenti oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi del d. lgs. 25 mag. 2016, n. 97.
La richiesta di accesso (formato rtf (69 KB) - formato pdf (300 KB)) va rivolta dal cittadino all'amministrazione che possiede la documentazione. L'istanza può essere anche semplicemente verbale; in ogni caso l'amministrazione deve essere posta in grado di valutare l'effettiva titolarità del diritto; vanno registrate le circostanze dell'istanza e del successivo accesso ai documenti.
Sia il cittadino che accede alla documentazione sia l'amministrazione che la custodisce devono osservare in tale occasione i principi del "Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici" (allegato al d. lgs. 30 giu. 2003, n. 196).
Particolare attenzione va prestata dall'amministrazione nel caso in cui il documento oggetto della richiesta di accesso contenga dati personali riferiti a terzi. Sul diritto all'accesso potrà prevalere il diritto alla riservatezza delle persone, in particolare quando gli elementi contenuti si configurino come "dati sensibili" o riguardino la salute, la vita sessuale o situazioni riservate di natura familiare.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: novembre 2020
