"Lo spostamento, anche temporaneo, dei beni culturali mobili", compresi gli archivi storici e di deposito e i singoli documenti pertinenti agli stessi, è soggetto ad autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 21, comma 1, lettera b).
Anche "il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi organici di documentazione di archivi pubblici, nonché di archivi di privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione" dell’interesse culturale, che comporti o meno uno spostamento fisico, ricade tra le operazioni soggette ad autorizzazione (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera e).
Il Codice usa le nozioni di "spostamento" e "trasferimento" con accezioni distinte: nel primo caso intende un mutamento della collocazione fisica del bene culturale, nel secondo un trasferimento della sua proprietà, possesso o detenzione.
La disposizione si applica anche:
• all'affidamento dell'archivio alla gestione di terzi (outsourcing), ai sensi del d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 1, lettera e);
• al trasferimento di archivi informatici ad altri soggetti giuridici, allo scopo di garantire la conservazione a lungo termine dei documenti e del relativo contesto archivistico (Linee Guida sulla formazione,gestione e conservazione dei documenti informatici §3.8 Trasferimento al sistema di conservazione).
Tali norme rispondono all’esigenza di garantire la sicurezza del bene e la continuità nell’azione di tutela.
Lo spostamento di archivi correnti non è soggetto ad alcuna autorizzazione, ma comporta l’obbligo di comunicazione del fatto alla Soprintendenza archivistica, per consentire a quest’ultima l’esercizio della funzione di vigilanza.
Lo spostamento dell’archivio a seguito del trasferimento di sede o dimora del detentore deve essere preventivamente denunciato al soprintendente, che entro trenta giorni dal ricevimento della denuncia può disporre misure conservative a tutela del bene (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 21, comma 2).
Termine del procedimento: 60 giorni; responsabile del procedimento: dott.ssa Francesca Frugoni.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: novembre 2020
