La richiesta di autorizzazione allo spostamento di archivi vigilati deve contenere elementi sufficienti per consentire alla Soprintendenza archivistica di svolgere gli adempimenti necessari all'emanazione del provvedimento.
In particolare essa deve indicare:
• il luogo in cui si intende spostare l'archivio;
• i motivi dello spostamento;
• le caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati ad accogliere l’archivio, con riguardo alle garanzie per la sua sicurezza, alle norme antincendio e alla corretta conservazione della documentazione;
• la collocazione dei locali, mediante degli elaborati grafici;
• l'elenco dei materiali da spostare, con indicazione della tipologia documentaria, degli estremi cronologici e della consistenza;
• le modalità dello spostamento.
Il Soprintendente archivistico può disporre che un funzionario dell'Istituto effettui, con finalità di istruttoria e di vigilanza, uno o più sopralluoghi nei locali destinati ad accogliere la documentazione.
Entro 60 giorni dalla data di ricezione della richiesta, il Soprintendente archivistico emana il provvedimento di autorizzazione allo spostamento dell'archivio.
Nel caso in cui l'istanza presentata dall'interessato risulti incompleta o carente di informazioni necessarie, è facoltà del soprintendente richiedere l’invio di documentazione integrativa; il fatto comporta l’interruzione della decorrenza dei termini del procedimento.
Il soprintendente può prescrivere le misure da adottare affinché i nuovi locali siano provvisti dei requisiti necessari a garanzia della sicurezza e della corretta conservazione dei beni (vedi Sedi archivistiche).
Effettuato lo spostamento, il soggetto titolare dell’archivio dovrà darne notizia alla Soprintendenza archivistica mediante una comunicazione a firma del responsabile dell'archivio o del dirigente del servizio cui questo afferisce.
Con preavviso non inferiore a cinque giorni, il soprintendente archivistico può procedere a un‘ispezione dei locali dove i materiali trasferiti sono stati collocati, per verificare la conformità della nuova sistemazione rispetto a quanto autorizzato.
Termine del procedimento: 60 giorni; responsabile del procedimento: dott.ssa Francesca Frugoni.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: marzo 2021
