1. Procedura per i documenti analogici
Nel d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, sono definiti "demanio culturale" i beni culturali appartenenti allo Stato, alle Regioni e agli altri enti pubblici territoriali che rientrino nelle tipologie indicate all'articolo 822 del Codice civile e cioè: “gli immobili riconosciuti d’interesse storico, archeologico e artistico a norma delle leggi in materia; le raccolte dei musei, delle pinacoteche, degli archivi, delle biblioteche” (art. 53, comma 1).
Tali beni non possono essere alienati, né formare oggetto di diritti a favore di terzi se non entro certi limiti, stabiliti dallo stesso Codice dei beni culturali (art. 53, comma 2).
Ai sensi dell’art. 54, comma 1, lettera d) e comma 2, lettera c), sono inalienabili, in quanto beni del demanio culturale, gli archivi e i singoli documenti appartenenti ai soggetti pubblici, salva la possibilità di trasferimento di tali beni tra lo Stato, le regioni e gli altri enti pubblici territoriali (art. 54, comma 3).
Nel caso in cui tale trasferimento riguardi beni non in consegna al Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo, è necessaria una preventiva comunicazione del fatto al Ministero stesso, al fine di consentire ad esso l’esercizio delle normali attività di vigilanza e di ispezione (ibid.).
Sono soggette al rilascio di autorizzazione preventiva da parte del Ministero:
• l’alienazione di beni culturali appartenenti allo Stato, alle Regioni e agli altri enti pubblici territoriali, se diversi da quelli indicati negli articoli 54, commi 1 e 2, e 55, comma 1 (art. 56, comma 1, lettera a);
• l’alienazione di beni culturali appartenenti a soggetti pubblici diversi da quelli indicati al punto precedente o a persone giuridiche private senza fine di lucro (ad esempio le fondazioni), compresi gli enti ecclesiastici civilmente riconosciuti (art. 56, comma 1, lettera b) e comma 2, lettera b).
Non sono soggetti ad autorizzazione gli atti che comportano una cessione di beni culturali a favore dello Stato (art. 57).
Ai sensi dell’art. 59, va denunciato al Ministero ogni atto che comporti il trasferimento, in tutto o in parte e a qualsiasi titolo, della proprietà o della detenzione di beni culturali. Nel caso di trasferimento di archivi o di singoli documenti privati la denuncia va presentata entro trenta giorni al soprintendente archivistico territorialmente competente e deve contenere, a pena di nullità, le seguenti indicazioni:
• i dati identificativi delle parti e la sottoscrizione di queste o dei loro rappresentanti legali;
• i dati identificativi dei beni;
• l'indicazione del luogo dove si trovano i beni;
• l'indicazione della natura e delle condizioni dell'atto di trasferimento;
• l'indicazione del domicilio in Italia delle parti ai fini delle eventuali comunicazioni previste dal Codice.
In caso di trasferimento a titolo oneroso, il Ministero o gli enti territoriali interessati hanno la facoltà di acquistare in via di prelazione i beni culturali alienati (artt. 60-63).
2. Procedura per i documenti digitali
In data 23 ottobre 2020 la Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia e la Regione autonoma Friuli Venezia Giulia hanno sottoscritto un accordo di collaborazione di durata triennale per il coordinamento delle attività in tema di conservazione dei documenti informatici.
Il documento, efficace a partire dal 1 gennaio 2021, prevede un iter semplificato per l'affidamento a Insiel s.p.a., società in house della Regione, del servizio di conservazione della documentazione digitale prodotta dagli enti pubblici della regione.
2.1 Stipula della convenzione per la conservazione dei documenti digitali 2019-2023
a. Enti già aderenti al servizio
Gli Enti che hanno già stipulato la convenzione 2014-2018 devono:
- nominare al proprio interno un responsabile della gestione documentale (se non già fatto in precedenza);
- nominare al proprio interno un responsabile della conservazione e un suo sostituto (se non già fatto in precedenza);
- personalizzare e adottare il nuovo modello di Manuale di Conservazione e l’allegato "Classi documentali";
- approvare il modello di convenzione 2019-2023 e autorizzare il firmatario alla stipula;
- sottoscrivere la convenzione con la Regione autonoma Friuli Venezia Giulia.
b. Enti di nuova adesione
Gli enti che aderiscono per la prima volta alla convenzione devono:
- nominare al proprio interno un responsabile della gestione documentale;
- nominare al proprio interno un responsabile della conservazione e un suo sostituto;
- personalizzare e adottare il nuovo modello di Manuale di conservazione e l'allegato "Classi documentali";
- approvare il modello di convenzione 2019-2023 e autorizzare il firmatario alla stipula;
- collegarsi all'area riservata sul portale del Sistema delle autonomie locali (SIAL) e inserire la richiesta di adesione;
- sottoscrivere la convenzione con la Regione autonoma Friuli Venezia Giulia.
Modelli dei documenti necessari per la stipula della convenzione:
• Schema di convenzione (2019-2023)
• Schema di "Manuale della conservazione" (2019-2023)
• Schema di allegato "Classi documentali" (2019-2023)
Casella per l'invio della documentazione: sieg_convenzioni@regione.fvg.it
Al termine dell'istruttoria per la sottoscrizione o il rinnovo di una convenzione sarà inviato, tramite PEC, un messaggio riepilogativo agli enti richiedenti nel quale saranno riportati gli estremi dell'atto sottoscritto e allegati i documenti controfirmati dalla Regione.
Importante: in caso di conservazione digitale affidata a soggetti diversi da Insiel s.p.a. rimane in vigore la procedura già in essere, che prevede la presentazione della richiesta di affidamento, corredata della necessaria documentazione, direttamente alla Soprintendenza archivistica.
Termine del procedimento: 60 giorni; responsabile del procedimento: dott.ssa Francesca Frugoni.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: marzo 2021
