I soggetti che intendono prestare per fini espositivi i propri documenti vigilati (enti pubblici e proprietari, possessori o detentori di archivi dichiarati di interesse culturale) devono presentare al soprintendente archivistico, almeno 90 giorni prima dell'inizio della manifestazione, la richiesta di autorizzazione al prestito per mostre ed esposizioni.
La richiesta deve contenere i seguenti elementi:
• titolo della manifestazione, luogo, durata;
• progetto tecnico-scientifico della mostra;
• indicazione del responsabile della custodia dei documenti da conferire in prestito;
• elenco dei documenti destinati all'esposizione e loro dati identificativi;
• valore assicurativo di ogni singolo documento. L'assicurazione dei documenti deve intendersi secondo la formula “da chiodo a chiodo”.
L'assicurazione può essere sostituita dall'assunzione del rischio da parte dello Stato, per le manifestazioni che si svolgano in territorio nazionale e siano promosse dal Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo o da enti pubblici che si avvalgano del patrocinio dello Stato [circolari della Direzione generale per la valorizzazione del patrimonio culturale 7 ott. 2009, n. 2 (file pdf - 28 KB) e 22 gen. 2010, n. 2 (file pdf - 274 KB)];
• scheda tecnica della sede espositiva (facility report) con indicazione delle condizioni climatiche (illuminamento in lux, temperatura, umidità) e di sicurezza degli ambienti espositivi (sistemi antincendio, antintrusione, sorveglianza etc.), la loro qualificazione, le condizioni di imballaggio e di trasporto dei materiali;
• una riproduzione fotografica, in formato digitale, dei documenti richiesti in prestito.
La Soprintendenza archivistica può valutare la prescrizione di interventi puntuali di condizionamento e/o di restauro per l'esposizione di documenti che presentino problematiche conservative.
Alla chiusura della manifestazione espositiva, i proprietari, possessori o detentori dei documenti, devono comunicare alla Soprintendenza archivistica l'avvenuta restituzione degli stessi alla sede di provenienza.
Termine del procedimento: 90 giorni; responsabile del procedimento: dott.ssa Francesca Frugoni.
Data di redazione: gennaio 2013
Data di ultimo aggiornamento: novembre 2020
